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Guía de estilo inglés...
Formato de la carta en inglés.
Tipos de la carta inglesa.
Hay tres tipos de carta: las cartas comerciales, las cartas sociales y las cartas personales para los acontecimientos especiales.
Una carta comercial inglés debe escribirse de una manera diferente a las demás; se caracteriza por su estilo de lenguaje formal propio de la correspondencia de esta categoría. Las cartas sociales se escriben a los amigos para comunicarles sus noticias o simplemente para no perder el contacto con ellos. El estilo de las cartas de este tipo es bastante menos formal y los posibles errores de gramática que se pueden cometer resultan menos importantes cuando la carta se redacta en un idioma extranjero. Por otra parte, puede que tenga que escribir acerca de temas sensibles tales como una enfermedad o la muerte de alguien o cuando la ocasión requiere un cierto decoro exigido por la tradición, como es el caso de una invitación a una boda. Estas cartas redactadas para las ocasiones especiales requieren un cuidado atento a la expresión, y algunas se adhieren a un formato del cual no se suele desviar. La carta comercial y la carta pel para los acontecimientos especiales requieren un cuidado especial porque exigen una cierta habilidad para su redacción correcta y no pueden ser simplemente traducciones literales de la correspondencia española.
Formato de una carta inglesa.
Carta interactiva.
Con el ratón, explorar la imagen abajo para ver enlaces a apuntes acerca de las partes de una carta inglesa:
Formatos y estilos de expresión.
Los estilos de expresión entre una carta española y una inglesa pueden variar bastante pero el formato de las cartas tienen mucho en común.
Papel y sobres.
El tamaño del papel para una carta comercial debe ser de A4 (210mm X 297mm), blanco y sin decoración y de una buena calidad. El sobre correspondiente debe ser del mismo color que la carta y se suele elegir un tamaño que se conoce en español como "formato americano"; (226mm X 114mm). La carta A4 se pliega en tres partes iguales, y así entra fácilmente en su sobre.
El texto.
El texto de una carta debería ser tan corto como sea posible; es mejor evitar el uso de otra hoja para la mayoría de las cartas comerciales estándares. En todo caso, escribir sólo en una cara del papel y siempre presentar la carta mecanografiada - los únicos trazos de bolígrafo que se deben ver en la hoja serán los de la firma en tinta azul.
La dirección del destinatario.
La dirección del destinatario aparece en la parte anterior del sobre y se escribirá dejando un margen en la parte superior de la mitad de su altura y de un tercio de su ancho en el lado izquierdo. El margen izquierdo es normalmente vertical en el caso de las cartas comerciales. En Gran Bretaña es raro ver una carta de un particular con el nombre y dirección del remitente en el lado posterior del sobre; así que, hasta que se haya abierto la carta, no se sabe de quién es. En el caso de que Correos devuelva una carta por omisión de la dirección, dirección incorrecta etc., ¡es común que los empleados abran las cartas para averiguar la dirección del remitente! Claro está, en el caso de cartas de empresas, las señas del remitente suelen venir impresos en cualquier parte del sobre
Los sellos se pegan en la esquina derecha superior de la parte anverso del sobre.
Las partes de una carta en inglés.
Las partes de la mayoría de las cartas formales son las siguientes:
Membrete.
El membrete o nombre de la empresa y dirección para las cartas comerciales: - El membrete se sitúa en la parte superior de la carta: derecho, izquierdo o céntrico. Si el nombre de la empresa y la dirección se insertan manualmente, se situarán a la derecha; igual que en una carta en español. Asimismo, esto es el caso de un particular que escribe a una empresa. (Por el frecuente uso de los sobres con ventanilla, las reglas aquí mencionadas no se cumplen en la mayoría de los casos y las cartas ya vienen impresas con los apartados en blanco para la dirección.)
Hay que señalar que el sistema americano suele preferir la colocación de la dirección del remitente a la izquierda, encima de la dirección del destinatario. El formato que detallo aquí es el británico.
En todo tipo de carta, social y personal, la dirección debe escribirse en la parte superior derecha cuando se trata de una redacción manual.
La dirección en una carta en inglés se escribe de la siguiente manera:
Si existe un nombre de la casa, éste se escribe primero y no entre comillas. El nombre del remitente nunca se escribe en el apartado de la dirección en la carta, sino en la parte inferior de la carta, debajo de la firma. El número de la calle se inserta primero en la línea siguiente (y no se suele escribir una coma) seguido por el nombre de la calle.
Debajo del nombre de la calle se inserta el nombre del pueblo o de la ciudad. Si el pueblo forma parte de una ciudad más grande, el primero se escribe todo en mayúsculas y la ciudad, que aparece en la siguiente línea, en minúsculas. La ciudad se redacta toda en mayúsculas en el caso de ausencia en la dirección de una población más pequeña. ej.:
23 Fotheringay St.
ABINGDON
Oxford
Oxon.
OX4 8JY
o...
23 Fotheringay St.
OXFORD
Oxon.
OX4 8JY
En la línea siguiente se insertará el nombre del condado (en el caso de una dirección en las Islas Británicas) también en minúscula y se suele emplear una abreviatura tanto en las señas del remitente como en el sobre. ej.: Oxon = Oxfordshire. En la siguiente línea escribiremos el código postal - de suma importancia para asegurar una llegada exitosa de la carta a su destinatario.
Número de teléfono y datos de contacto.
Se dejará un espacio debajo de la dirección y se insertará el número de teléfono con su código, y si se trata de correspondencia internacional, el número completo desde el país destinatario. Debajo de éste se puede añadir otros datos como el fax (fax:); el e-mail (E-mail:); y el sitio web.
Fecha.
Todas las cartas deben llevar la fecha de envío. La fecha normalmente se sitúa a la derecha debajo de los datos del teléfono etc. Hay varias maneras de escribir la fecha en inglés:
May 2, 2002
Feb 5, 2002
6 October, 2002
June 3rd, 2002
5 Sep, 2002
Dec 12th, 2002
23 : 12 : 02 * o... 12 : 23 : 02 (23 de diciembre de 2002)
13 / 2 / 02 * o... 2 / 13 / 02 (13 de febrero de 2002)
Nota: el mes se escribe siempre con la primera letra en mayúscula. La fecha en inglés emplea los números ordinales, y por tanto, se suele añadir las últimas dos letras del número ordinal: first (primero) - 1st; second (segundo) - 2nd; third (tercero) - 3rd; twenty-ninth (vigésimo noveno) - 29th. En los Estados Unidos, invierten el orden del mes y el día en el formatos marcados con *.
Datos del destinatario para cartas comerciales.
A la izquierda y debajo del nivel de la fecha, se suele escribir el nombre y la dirección completa del destinatario de un formato parecido a la dirección del remitente. Esto es importante porque los empleados de la secretaría de una empresa abren las cartas y tiran los sobres, así que, cualquier dato escrito en el sobre (departamento, nombre etc.) se perdería si no se duplicaran en la misma carta.
Referencias.
Cada vez que se contesta una carta comercial es aconsejable anotar el número de referencia que apareció en la carta recibida para señalar de inmediato al lector dónde puede encontrar la copia de la carta original. Un vaivén de correspondencia entre dos partes requiere un apartado para nuestra referencia (our ref.) y su referencia (your ref.). Estos apartados se ubicarán debajo de los datos del destinatario y, a veces, debajo del encabezamiento.
Es probable que una empresa más pequeña no requiera emplear un sistema de referencias numerado; sin embargo, es recomendable comunicar, antes de que el destinatario lea el cuerpo principal de la carta, alguna indicación sobre lo que se trata la carta. Esto se escribe como en este ejemplo: Re: Your outstanding account. (Con referencia al impago de la cuenta.)
Encabezamiento.
La carta empieza por un encabezamiento como:
a) Dear Sir
b) Dear Madam
c) Sir
d) Madam
e) Dear Sirs
f ) Sirs
Todos son válidos para una carta comercial pero los términos c) y d) son más severos y e) y f ) se reservan para, por ejemplo, un bufete de abogados o una organización parecida. (Por desgracia, no existe el encabezamiento 'Dear Madams' o 'Madams'.)
Hoy en día, la mayoría de las empresas optan por un tratamiento más cordial e incluyen el nombre si es posible:
g) Dear Mr Davis
h) Dear Mrs Johnson
i ) Dear Miss Simpson
Observar el uso de la mayúscula y la omisión del punto con los títulos Mr y Mrs y además, la ausencia de los dos puntos después del nombre: Dear Mr. Davis: . Un punto nunca se emplea en una abreviatura si la última letra de la abreviatura corresponde con la última letra de la palabra completa: Mr = mister. De todas maneras, en la carta inglesa es perfectamente permisible omitir cualquier punto en una palabra abreviada: km = kilometre.
Miss significa 'señorita' pero existe otro término: Ms que muchas mujeres prefieren por que no revela el estado civil de la destinataria (tal como Mr sirve tanto para un señor casado como soltero). Si usted firma una carta Michael Smith, es posible que le contestan de la misma manera: Dear Michael Smith; cada vez más se ve este tipo de trato en la carta comercial. Si la carta se firma: M. Smith, la respuesta será: Dear Mr Smith o Dear Sir . Bajo ninguna circunstancia podemos emplear el uso español: Dear Mr o Dear Mrs etc.
Donde el trato es personal: conocidos, amigos y familia, omitimos el apellido en el encabezamiento: Dear Tom; Dear Uncle Harry; My Dear Mary. Y donde existe un sentimiento más fuerte: My Dearest Jenny; My Darling Jimmy, también se omite.
Introducción.
Cuando usted comienza la carta, es aconsejable elegir una frase hecha para comenzar; de esta manera puede asegurar que su carta empiece con buen pie. La introducción se compone de una frase (o dos como máximo) que generaliza el mensaje principal o deja claro de qué tema trata la carta. La introducción es un párrafo separado del cuerpo de la carta. Hacer clic aquí para ver una lista de posibles expresiones.
Cuerpo o tema.
Es aquí donde se inserta el mensaje principal con todos sus detalles que consideramos necesarios. Empezar su carta con lo esencial y dejar hasta el final los puntos de menor importancia. El cuerpo se puede dividir en más de un párrafo; cada una puntúa una idea diferente.
Como guía a la expresión que precisa una buena carta, podemos considerar las pautas siguientes:
Clara: - Asegurarse de que el mensaje que quiere comunicar esté bien expresado, sin lugar a dudas y sin el uso de frases que puedan resultar ambiguas para el lector.
Concisa: - Evitar el uso de frases que puedan confundir; expresar solamente lo esencial. Existe una tendencia en español de escribir frases largas, e interrumpidas por varias comas. Todos los gramáticos recomiendan una frase corta en inglés. Cuánto más larga sea la frase, más posibilidades surgirán de malentendidos respecto a la idea original.
En cuanto al estilo correcto y estéticamente agradable, se considera que las frases cortas y las frases algo más largas deben alternarse dentro de cualquier texto dado. En las traducciones de las cartas de English Assistant Business, verá frases largas en español que se expresan en dos o tres frases en inglés.
Evitar el uso de un estilo familiar y redundante en una carta formal: At this time of the month, paying your bill is going to be very difficult to say the least; if you know what I mean. (A estas alturas del mes, pagar su cuenta me va a resultar muy difícil para no decir más; si sabe lo que le quiero decir.)
Correcta: - No es justo aquí exigir un precisión en la redacción de una carta en inglés como si de una carta en español se tratara; pero el acierto en la precisión gramatical y estilística debe ser el aspecto más preocupante en la redacción de una carta en idioma extranjero. Este programa de English Assistant Business se dedica a ayudarle a reducir los posibles errores en la correspondencia inglesa. Sin embargo, se reconoce que no es nada fácil la tarea y, solamente a través de un gran esfuerzo, práctica y paciencia por su parte, puede alcanzar un estándar respectable en esta destreza.
A pesar de las dificultades experimentadas en la redacción de las cartas en inglés, existen razones para ser optimista. Las cartas formales en inglés se basan en un repertorio de frases hechas que es bastante repetitivo de una carta a otra. Cada vez que usted compone una carta, consultar las listas de frases que puede adaptar para su inserción. Cuantas más frases hechas empleemos, menos son las posibilidades de cometer errores. Lo ideal, claro está, sería memorizar estas frases para convertirle en un escritor autónomo y eficaz. Se ofrece aquí una página de algunas frases hechas que se emplean con frecuencia en la correspondencia inglesa. Ver lista de expresiones.
Completa: Asegurarse de que su carta tenga todo lo que usted quiere comunicar. Esto puede parecer bastante obvio y sin necesidad de mencionar; sin embargo, recibimos muchos e-mails de este tipo. El autor de la carta sabe muy bien la información que quiere transmitir pero inconscientemente deja de incluir todos los datos: el resultado es un mensaje incompleto que puede confundir al destinatario. Además, por los frecuentes cambios a un texto que suele hacer un no nativo cuando escribe una carta en su esfuerzo de corregir y perfeccionar, puede que algunas frases resulten truncadas y que algunos datos se pierdan durante el proceso.
En caso de redactar una carta muy importante, se aconseja, antes de enviarla, volver a leerla de nuevo al día siguiente cuando la mente ya esté despejada de la confusión del primer intento.
Cortés: - Otro tema de preocupación por el no nativo cuando procura escribir una carta, es el temor de ponerse en ridículo o incluso de ofender al lector. Un consejo para evitar este problema es el mismo que aquél que se mencionó en el apartado de "la carta correcta", es decir, utilizar las frases hechas comunes que se ven en todas las cartas formales y emplear un estilo tradicional.
También, hay siempre que pensar en la sencillez. Evitar las estructuras lingüísticas complejas y buscar las palabras más sencillas para usted. Intentar no traducir directamente las frases que le llegan a la cabeza en castellano sino de buscar palabras y frases hechas que usted conoce muy bien en inglés para construir sus frases. Si enfocamos la redacción de cartas de esta manera, reducimos no sólo la cantidad de errores gramaticales que cometemos sino también el riesgo de meter la pata y decir algo verdaderamente vergonzoso.
La actitud del redactor de una carta formal debe ser siempre la del control de si mismo y del lenguaje que emplea. Debe procurar ser cortés aunque sienta un enfado por dentro. Si enviamos una carta llena de palabras emotivas o injuriosas, es muy probable que nos arrepentamos de lo escrito; pero por entonces será demasiado tarde y una carta puede perdurar durante mucho tiempo. Por la tanto, se recomienda que aplace la redacción de una carta cuando se trata de un tema sensible o que le afecta emocionalmente hasta que haya recuperado la calma y el autocontrol.
Despedida.
Las despedidas en una carta en español son varias y a veces bastante largas. Esto era el caso en inglés; pero con el tiempo la despedida se ha simplificado y hoy día sólo podemos apreciar las despedidas de una frase entera en el caso de cartas dirigidas a la aristocracia o a dignidades importantes. Estas frases pueden verse si hace clic aquí. Es decir, que la última frase del cuerpo de una carta en inglés siempre termina en un punto final y no con una coma: posible en español: Le saluda muy atentamente, (más firma).
En la mayoría de los casos, las despedidas que se ofrecen aquí son válidas en la correspondencia universal en inglés:
Yours faithfully - Para cartas comerciales que empiezan por Dear Sir or Dear Madam; Sir; Sirs.
Yours truly - Algo más amigable que Yours faithfully pero no se ve mucho hoy en día.
Yours sincerely - Para cartas comerciales que empiezan por el nombre: Dear Mrs. Jones; Dear Steven Parker.
Yours affectionately - Posible entre parientes o conocidos donde el trato no es muy íntimo; pero tampoco no se ve mucho hoy en día.
Yours cordially - Una variación de Yours sincerely pero con poco uso hoy en día.
Yours - Puede emplearse en correspondencia entre buenos amigos
Regards o Kind regards - Muy útil para el trato entre desconocidos pero donde el remitente quiere un trato más amable que en una carta comercial formal. Hoy en día se usa mucho en los e-mails entre empresas donde hay una correspondencia frecuente y algo menos formal que en una carta comercial. Es decir, en el estilo neutro. Para aprender más sobre los registros: informal, neutro y formal e inglés, ver aquí...
love o lots of love - Se reserva para cartas en familia - el "amor" aquí es puramente platónico.
Si quiere ver más posibilidades para despedirse en una carta inglés informal hacer clic aquí en Lista General de Encabezamientos y Despedidas.
Firma.
La firma suele situarse a la izquierda de la carta y debajo se escribe el nombre para que no queden dudas de cual es el nombre del remitente.
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